La guía básica del

funcionamiento de un POS

El Point of Sale es un sistema que reside en todos los comercios, o en la gran mayoría, y que no está del todo aprovechado por culpa del desconocimiento. Hoy, nos hemos animado con la guía básica del funcionamiento de un POS, un pequeño manual que explica todo lo relacionado con el POS, sus características, sus ventajas y desventajas. Si estáis interesados en conocer más acerca de estos sistemas, quedaros por aquí porque ¡Empezamos!

Concepto

El Point of Sale o Terminal de Punto de Venta es un sistema que combina un software y un hardware determinado para dotar al comerciante de un establecimiento físico de una herramienta de trabajo enfocada a la gestión y administración del negocio. Dicho de otro modo, es un instrumento que reduce las tareas, ayudando al comerciante a enfocarse en otros menesteres.

Como funciones principales, la gran mayoría de POS tienen las siguientes:

  • Gestión de inventario. Nos dice cuánto producto hemos vendido y cuánto nos queda, si hemos introducido los datos pertinentes.
  • Cuentas de personal. Cada empleado que tengamos en nuestro establecimiento tendrá la suya, por lo que en cada venta saldrá el nombre del empleado que ha atendido al cliente.
  • Es su función reina y se trata de cobrar al cliente de forma rápida, sencilla y segura, ya sea en efectivo, tarjeta con chip, contactless o pagos móviles.
  • No todos los POS poseen esta función, pero muchos sí. Consiste en que, a través de él, podemos emprender estrategias de marketing dirigidas a los clientes.
  • Fidelización de clientes. Normalmente, tenemos varios clientes habituales en nuestro establecimiento, por lo que podemos abrir una especie de cuenta con sus datos para saber cuánto se han gastado en nuestra tienda.
  • Cupones de descuento. Se suele ofrecer en planes potentes, y consiste en ofrecer cupones de descuento o promociones a los clientes más fieles.
  • Análisis de informes. Los POS son herramientas que nos ayudan dándonos una perspectiva exterior de cómo funciona el negocio, analizando los ingresos, los gastos, los comportamientos, etc. Entre estos análisis, también podemos ver qué vendedor vende más o la facturación mensual del negocio.
planes potentes

Peculiaridades

Estas herramientas suelen tener peculiaridades según con qué empresa contratemos. Hay que tener cuidado con estas peculiaridades porque pueden chafarnos ciertos planes o previsiones que teníamos en mente. Así que, antes de contratar con ninguna empresa debéis de revisar ciertas cosas o contemplar las peculiaridades que tiene el POS en cuestión, como pueden ser las siguientes:

  • Hay POS que sólo son compatibles con Windows, como los hay que sólo utilizan iOS. Hay que ser un poco economistas, es decir, aprovechad todos los accesorios que tuvierais antes de contratar el POS; si contratando un POS, estos accesorios no nos sirven, no estamos siendo muy “linces”.
  • Servicios técnicos. Este apartado es vital en cualquier contratación de POS, debido a que se suelen fastidiar o se cuelgan, como ocurre con casi toda la tecnología. Así que, es necesario contar con un buen soporte que nos ayude rápidamente en caso de incidencia.
pagos móviles
  • Cláusulas de cancelación. En el caso de que contratemos el servicio durante 1 año para que la cuota mensual nos salga más barata, estaremos firmando una permanencia. En el caso de que no nos guste, o el negocio no vaya bien, tendremos que cancelar el servicio. En este caso, ciertas empresas imponen cláusulas abusivas en este sentido, así que revisad bien la letra pequeña antes de contratar.
  • Periodo de prueba. Está poniéndose de moda el que podamos probar el POS antes de contratarlo, pero siguen existiendo empresas que no ofrecen este periodo. Mi opinión personal es que, si no lo probáis, no podéis saber si es vuestro POS ideal. Probad antes de comprar.
  • Tienda online. Sólo unos pocos, como Shopify o Lightspeed ofrecen este servicio, el cual se caracteriza por sincronizar una tienda online con nuestro comercio físico. De esta manera, se ofrece la posibilidad de vender por internet y de forma física.

Desventajas

Ahora, vamos a dar paso a las ventajas y desventajas que podemos encontrar en el uso de estas herramientas. Como todo en esta vida, tienen puntos fuertes y puntos débiles, pero esto es muy subjetivo, ya que para ciertas personas esos puntos débiles carecen de importancia. Así que, aquí tenéis las desventajas de disponer de un POS en vuestra empresa.

  • Cuelgues o congelamientos. No tiene por qué ocurrir, pero existe esa posibilidad. Puede que un día el sistema vaya perfecto y en pleno apogeo de clientes se cuelgue y deje de funcionar ¿Entonces? Pues, de momento, todos los clientes que quieren pagar con tarjeta no podrán hacerlo hasta que se solucione el problema. De ahí que el soporte de la empresa sea bueno.
  • Lamentablemente, algunos POS funcionan obligatoriamente con internet, por lo que, si no disponemos de una conexión, no podremos funcionar en la tienda.
  • Accesorios carentes de calidad. Square es una empresa que cuida mucho sus accesorios, así que este problema no lo tendremos con ellos. Sin embargo, hay POS que te “obligan” a comprar sus accesorios, los cuales no son verdaderamente buenos.
  • Mala compatibilidad. Aquellos POS que sólo sean compatible con un Sistema Operativo son una piedra en un zapato.
clientes más fieles

Ventajas

Las ventajas que podemos encontrar en la utilización de un POS son las siguientes:

  • Rapidez. Podemos despachar clientes rápidamente, ya que son sistemas preparados para trabajar con muchas transacciones al día.
  • Usar un POS puede ser muy fácil (o muy difícil), aunque esto dependerá del POS que contratemos. Normalmente, son herramientas muy intuitivas que pueden ser utilizadas por cualquiera.
  • Simplificación. Automatiza tareas para que no las tengamos que realizar nosotros, ahorrándonos un tiempo vital que podemos invertir en otros menesteres.
Terminal de Punto de Venta
  • Herramienta completa. Si contamos con un buen POS, tendremos una herramienta completa que nos ayudará a gestionar, administrar y controlar todo nuestro negocio desde una simple aplicación.
  • Sí, un POS os puede asesorar ¿Cómo? Ofreciendo previsiones, analizando resultados y recomendándonos ciertas acciones.
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tarjeta con chip
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